Rezervační systém se v klubu mění zhruba jednou za pár let a špatná volba se pozná až v květnu, kdy máte plno a recepce se topí v telefonátech. Většina dem vypadá dobře. Rozdíly jsou ve věcech, které se na demu neukazují: co se stane, když hráč zruší dvě hodiny předem, kdo mu vrátí peníze a jestli to vaše účetní pozná ve výpisu.

Tohle je seznam otázek, které stojí za to položit dřív, než někde podepíšete.

Nejdřív si popište vlastní provoz

Než začnete obvolávat dodavatele, sepište na jeden papír, jak klub reálně funguje. Kolik máte kurtů a jestli se liší cenou. V kolik otevíráte v pondělí a v kolik v neděli. Kolik hodin týdně zaberou tréninky. Jestli máte členy se slevou a jak velkou. Jestli pronajímáte i saunu nebo masáž a jestli tam berete Multisport.

Ten papír je vaše zadání. Na demu ho vytáhněte a nechte si ukázat, jak se do systému dostane přesně tohle. Ne vzorový klub se třemi kurty a jednou cenou, ale váš pondělní a váš nedělní rozvrh.

Kudy tečou peníze

Nejdůležitější otázka celého výběru zní: na čí účet přijdou peníze od hráče a kdy tam budou.

Chtějte konkrétní odpověď. Chodí platba přímo na účet klubu, nebo ji nejdřív inkasuje dodavatel a posílá vám ji dál? Jak často se vyplácí? Kdo je uvedený na výpisu, který uvidí hráč? Kolik si vezme platební brána a kdo ten poplatek nese? Když na tyhle otázky dostanete odpověď „to záleží”, chtějte ji písemně.

V Raquetě platby zpracovává Stripe a posílá je přímo na bankovní účet klubu ve standardním výplatním cyklu. Cenu, kterou v systému nastavíte, zaplatí hráč přesně, Stripe si z ní strhne svůj poplatek.

Jestli ceník unese váš rozvrh

Ranní a večerní sazbu umí každý systém. Zajímavější je, jak jemně se dá cena lámat a jestli přežije změnu sezony.

Vezměte si příklad z vlastního ceníku. Kurt za 400 Kč v osm ráno a za 700 Kč v šest večer se nastaví kdekoli. Horší je, když od 16:30 chcete 550 Kč a od 18:00 teprve 700 Kč, protože přesně v půl páté vám začínají chodit lidé z práce. Ptejte se, po jak dlouhých úsecích jde cena měnit a jestli systém zvládne zvlášť letní a zimní sazbu. V Raquetě se hranice dá položit i doprostřed hodiny a sezonní sazby se přepnou samy, takže si v říjnu nepřepisujete celý ceník ručně.

Druhá otázka na ceník: jak se do něj promítnou členové. Chcete jednu členskou cenu pro všechny, výjimky pro pár lidí, nebo obojí? Detailněji jsme to rozebrali v článku o cenotvorbě kurtů.

Storna a refundace

Tady se láme většina systémů a poznáte to až za provozu. Zeptejte se přesně takhle: hráč zruší rezervaci 24 hodin předem, moje podmínky říkají, že se vrací celá částka. Kdo tu částku vrátí a kolika kliknutími?

Pokud odpověď zní, že refundaci zadává recepční ručně v administraci platební brány, počítejte s tím, že se na to bude denně zapomínat a jednou za měsíc kvůli tomu budete volat s naštvaným hráčem. Chcete, aby si systém držel vaše storno podmínky a peníze vracel podle nich sám.

S tím souvisí i to, jestli vůbec chcete vybírat předem. Co to udělá s neomluvenými absencemi jsme popsali v článku o platbě předem.

Co všechno kromě kurtů

Klub málokdy prodává jen hodinu na kurtu. Projděte si, co ještě máte v nabídce, a ptejte se na každou položku zvlášť.

Trenéři a tréninky bývají největší slabina. Jednorázová lekce je snadná, pravidelná hodina na celý půlrok už ne. Chtějte vidět, jak se taková hodina zakládá a jestli si udrží místo v rozvrhu, aby ji někdo nerezervoval jako volný kurt.

Dál se ptejte na blokace kurtu na turnaj a na údržbu, na nesportovní služby a na to, jestli u vybraných aktivit projdou Multisport karty. V Raquetě se rezervuje všechno stejnou cestou, takže se recepce neučí druhé prostředí.

Kdo do toho bude sahat

Systém nakonec obsluhují lidé, kteří ho nevybírali. Recepční potřebuje zadat telefonát nebo walk-in za pár vteřin, ideálně i na netypickou délku. Trenér potřebuje vidět svůj rozvrh a nic víc. Vy chcete vidět tržby.

Ptejte se, jestli má systém oddělené přístupy a jestli se lidé zvou e-mailem. Když vám nabídnou jedno sdílené přihlášení pro celou recepci, je to špatná odpověď. V Raquetě má každý svůj přístup podle toho, co u vás dělá, a přihlašuje se odkazem v mailu, takže se na recepci nepředává heslo na lístečku.

Rovnou se zeptejte na délky rezervací. Hráči si berou hodinu i delší bloky, ale na recepci občas potřebujete zadat i kratší termín, třeba když někdo dobíhá konec volného slotu.

Účetní, exporty a data

Zeptejte se, co si odnesete, když skončíte. Jde vytáhnout rezervace, tržby, storna i refundy do CSV nebo Excelu, nebo se dají jen tisknout obrazovky? Kde jsou uložená data hráčů a jestli sedí GDPR. Raqueta drží data v EU a export do CSV nebo Excelu je součástí.

Smlouva, cena a zkušební týden

Ptejte se na závazek. Měsíční předplatné, které jde kdykoli zrušit, je pro klub výrazně méně rizikové než roční smlouva s implementačním poplatkem. Raqueta START stojí 990 Kč měsíčně do šesti aktivit se všemi funkcemi v ceně, větší areály mají cenu dohodou. Vyzkoušet to jde 30 dní zdarma bez zadání karty.

Zkušební období nepromarněte prohlížením. Nastavte si jeden reálný kurt, skutečnou provozní dobu, dvě různé cenové hladiny a vlastní storno pravidlo. Pak udělejte tři rezervace, jednu zrušte den předem a jednu hodinu předem a podívejte se, co se stalo s penězi. Za dvě hodiny práce budete vědět víc než z pěti dem.

Kompletní přehled toho, co systém umí, najdete na stránce funkce, ceny na stránce ceník.